Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterin pitäjä

Jukka Ollinsaaren ja Eeva Mattila-Ollinsaaren säätiö sr

Y-tunnus: 2832013-7

Kotipaikka: Orivesi

Uuhiniementie 487, 35300 ORIVESI

puh. 050 3390989

Säätiö voi tarkoituksensa toteuttamiseksi myöntää apurahoja, avustuksia ja stipendejä, tässä tietosuojaselosteessa jäljempänä yhteisesti ”avustus”.

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Säätiön asiamies Juha Willberg

puh. 050 3390989

3. Rekisterit

Säätiö pitää rekisteriä avustusten hakemuksista, myöntämisestä sekä seurannasta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötiedot on välttämätön edellytys avustusten myöntämiseksi sekä avustusten käytön seuraamiseksi ja siten säätiön toiminnan tarkoituksen toteuttamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Tiedot hakijasta: Etu- ja sukunimi, syntymäaika, y-tunnus, kotipaikka, oppiarvo, yhteystiedot, ammatti sekä hakijan hakemuksessaan ilmoittamat tiedot sekä hakemuksen liitetiedot.

Avustusten maksatustiedot: säätiön hallituksen päätös tuen myöntämisestä ja summasta, henkilötunnus, maksupäivä, kirjanpidon tositenumero.

Henkilötunnus taltioidaan säätiön oikeusturvan varmistamiseksi. Viranomaisten lakisääteisistä vaatimuksista johtuen säätiön on varmistettava avustusten saajien henkilöllisyys ilmoituksia annettaessa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisesti tiedot saadaan avustusten hakijoilta tai heidän suostumuksellaan muilta tahoilta tai julkisista yhteisöjen verkkopalveluista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä kolmansille osapuolille ilman hakijan suostumusta.

Myönnetyt avustukset julkaistaan säätiön toimintakertomuksessa sekä säätiön kotisivuilla.

Tiedot avustuksista ilmoitetaan Verohallinnolle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Myönnettyjen avustusten hakemukset säilytetään enintään 10 vuotta. Evätyt hakemukset säilytetään 1-2 vuotta hakemuksen käsittelystä.

Rekisterin tietoja käsittelevät vain säätiön hallituksen jäsenet ja asiamies.

Tietojärjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

9. Tarkastusoikeus

Avustusten hakijoilla on oikeus tarkistaa rekisterissä olevat omat tietonsa. Tarkastus on maksuton aina kerran 12 kuukauden jaksossa.

Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, joka lähetetään säätiön postiosoitteeseen.

10. Rekisterissä olevien tietojen korjaaminen

Avustusten hakijoilla on oikeus vaatia tietojensa korjaamista lähettämällä vaatimus kirjallisesti ja yksilöidysti säätiön postiosoitteeseen.

11. Muut henkilötietoihin liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n pykälän mukaan ”Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.

Säätiömme ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.